Kỹ năng giao tiếp xác định cách bạn tiến bộ trong cuộc sống cá nhân cũng như nghề nghiệp. Bạn có thể có một ý tưởng tuyệt vời cho một công việc kinh doanh mới nhưng nếu bạn không thể truyền đạt nó cho các đối tác hoặc nhà đầu tư của mình, bạn sẽ bị hạ gục. Đối với khách hàng của bạn cũng vậy. Nếu bạn không thể thuyết phục họ về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, họ chỉ cần chuyển sang các tùy chọn khác. Ngay sau đây ustone.com.vn mang tới cho bạn đọccác cách cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng hiệu quả nhất qua bài viết dưới đây.
Đang xem: Cách giao tiếp với khách hàng
Vai trò của kĩ năng giao tiếp
Thực tế chỉ ra rằng, trong công việc, nếu một người có kiến thức tốt nhưng kĩ năng giao tiếp kém thì không đạt được hiệu quả công việccao. Còn có những người kiến thức của bản thân tuy chưa thật sự xuất sắc nhưng kỹ năng giao tiếp với mọi người tốt thì hiệu quả và tiến độ công việc cũng đạt kết quả cao hơn. Không thể phủ nhận rằng, kĩ năng giao tiế đóng vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống cũng như công việc.
– Trong cuộc sống, giao tiếp tốt không chỉ giúp bạn tự tin hơn mà còn gây được thiện cảm trong mắt mọi người. Còn gì tuyệt vờihơn khi trong một đám đông, bạn là người dẫn dắt và kết nối tất cả mọi người bằng khả năng giao tiếp đầy lôi cuốn của mình. Bạn chắc chắn sẽ chiếm được rất nhiêu cảm tình từ mọi người.
– Trong công việc, giao tiếp tốt không chỉ giúp bạn ghi điểm trong mắt đối tác, khách hàng mà nó còn là một kĩ năng vô cùng quan trọng giúp bạn thăng tiến cao hơn trong công việc. Bằng sự chủ động đầy linh hoạt, bạn sẽ luôn ở thế chủ động trong việc nắm bắt tâm lý để khách hàng luôn cảm thấy vấn đề của mình được quan tâm hơn trong quá trình giao tiếp.
Các kỹ năng giao tiếp với khách hàng hiệu quả
1. Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể là điều đầu tiên mà bạn cần cho kỹ năng giao tiếp khách hàng. Có thể vẻ bề ngoài của bạn không xinh đẹp không hấp dẫn nhưng bạn biết cách gây thiện cảm với khách hàng ngay từ lần gặp đầu tiên bằng cái bắt tay và nở một nụ cười thì chắc chắn khách hàng sẽ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc của bạn.
2. Kỹ năng giao tiếp bằng lời
– Cách xưng hô: nên tuân theo tuổi tác và thứ tự vai vế. Hễ gặp người lớn tuổi hơn bạn phải gọi bằng anh, chị, chú, bác, cô. Nếu độ tuổi chênh lệch ít, bạn có thể xưng hô bằng cách gọi tên. Trong công việc, tùy cấp bậc mà người làm chức vụ thấp hơn có thể gọi cấp trên là anh, chị. Lưu ý khi giao tiếp tuyệt đối không nói chuyện trống không và luôn cư xử đúng mực, tôn trọng đối phương. Tuy nhiên cũng không nên xưng hô quá thân mật so với mối quan hệ để tránh sự hiểu nhầm từ những người xung quanh.
– Cách nói: Khi giao tiếp bạn nên nói rõ ràng, dễ hiểu và tránh dùng những từ địa phương hay tiếng “lóng”. Nội dung phải phù hợp với với trình độ và độ tuổi của người nghe. Không nên kiêu ngạo, tự phụ, kém hòa đồng.
– Không đề cập đến những vấn đề người nghe không hiểu hay không quan tâm nhất là các chủ đề như: chính trị, tôn giáo, pháp luật.
– Không nên dùng những ngôn từ quá hoa mỹ
Kỹ năng giao tiếp với khách hàng là một trong những kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng
3. Kỹ năng ứng xử khi giao tiếp
– Nói chuyện bằng thái độ chân thành, cởi mở không nên tỏ ra khó chịu hay gượng ép sẽ gây ảnh hưởng xấu đến người đối diện
– Khi nói chuyện không nên đột nhiên im lặng hay nói lấp lửng làm ra vẻ bí mật để người khác phải chờ đợi bạn
– Khi người khác đang nói, bạn không nên ngắt lời mà để đối phương nói hết rồi bạn hãy nói ý kiến của mình
– Không nên nói quá nhanh
4. Kỹ năng sử dụng ánh mắt khi giao tiếp
– Khi nói hoặc nghe bạn nên nhìn vào đối phương để thể hiện sự tôn trọng, không nên quay đi chỗ khác khi họ đang nói. Tuy nhiên, bạn cũng không nên nhìn chằm chằm vào người đối diện, thỉnh thoảng hãy đưa mắt nhìn phạm vi xung quanh họ để giảm thiểu căng thẳng cho cả 2 bên.
– Khi đang giao tiếp tuyệt đối không hướng mắt xuống dưới chân, cử chỉ này sẽ gây ra những cảm giác không hay cho người đối diện.
– Khi dùng cơm với khách hàng, bạn không nên nhìn họ đang gắp thức ăn, điều này sẽ khiến họ lúng túng.
– Tuyệt đối khi đi gặp khách hàng, bạn không được khóc vì bất kỳ lý do gì, vì khi bạn khóc sẽ làm cho khách hàng thấy bạn làm việc không chuyên nghiệp, bị chi phối bởi cảm xúc cá nhân dẫn đến buổi làm việc không được hiệu quả.
5. Biết lắng nghe khi giao tiếp với khách hàng
Trong buổi giao tiếp với khách hàng, bạn không nên nói quá nhiều mà cần phải lắng nghe ý kiến của khách hàng để biết họ nghĩ gì và mong muốn điều gì. Bạn không nên nói “thao thao bất tuyệt” sẽ làm cho buổi trò chuyện không vui vẻ.
Lắng nghe giúp giao tiếp hiệu quả
Những cách cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng
1. Kiên nhẫn
Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng đầu tiên đó chính là sự kiên nhẫn bạn cần học giao tiếp qua những tình huống giao tiếp hàng ngày. Khách hàng liên hệ với bạn khi họ không chắc chắn, bối rối hoặc có khiếu nại. Đôi khi, anh ta có thể tức giận vì thông tin sai sự thật hoặc vì anh ta cảm thấy mình bị đối xử bất công. Đôi khi, cần rất nhiều kiên nhẫn để hiểu được vấn đề, chứ chưa nói đến việc đưa ra giải pháp. Nhưng cuối cùng, kiên nhẫn sẽ khiến bạn trở thành người chiến thắng. Hãy kiên nhẫn và nắm bắt các chi tiết tốt hơn; hãy nhớ rằng dịch vụ tuyệt vời sẽ tốt hơn dịch vụ nhanh.
2. Độ chính xác của thông tin là chìa khóa
Thời gian quay vòng đối với bất kỳ dịch vụ nào được thông báo đến khách hàng phải giống nhau ở tất cả các cấp và phòng ban. Ban quản lý có trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên được thông báo về thời gian quay vòng chính xác, có thể được sử dụng để thiết lập kỳ vọng của khách hàng. Bất kỳ sự khác biệt nào trong điều này chắc chắn sẽ dẫn đến một khách hàng không hài lòng.
3. Cách tiếp cận chủ động luôn làm hài lòng khách hàng
Khi một khách hàng đã gọi cho bạn để giải quyết vấn đề, có thể quá trình giải quyết mất nhiều thời gian hơn yêu cầu. Trong những tình huống như vậy, khi bạn có một khách hàng đang chờ phản hồi của bạn, hãy chủ động và thông báo cho khách hàng về tiến độ thay vì để khách hàng liên lạc với bạn hết lần này đến lần khác để cập nhật. Đó là cách cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng.
Ngoài ra, không phải là một ý kiến hay khi đưa một số Câu hỏi thường gặp lên trang web của bạn thay vì khiến khách hàng gọi cho bạn với các câu hỏi?
4. Sự chú ý sẽ giúp
Trong khi giải quyết khiếu nại của khách hàng, nếu bạn tình cờ bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào, điều đó sẽ chỉ làm trầm trọng thêm tình hình. Vì vậy, hãy chặn tiếng ồn và tập trung hoàn toàn vào truy vấn trong tầm tay; có bút và giấy tiện dụng để giúp bạn ghi chú.
5. Tránh làm gián đoạn
Khi khách hàng phàn nàn hoặc kể cho bạn nghe những sự kiện dẫn đến sự thất vọng của họ, đừng ngắt lời. Bạn có thể đã nghe những dòng tương tự trước đây và bạn có thể nghĩ rằng đưa ra một giải pháp nhanh chóng sẽ tạo ra dịch vụ khách hàng tuyệt vời. Tuy nhiên, việc làm gián đoạn khách hàng thực sự làm họ khó chịu và khiến họ cảm thấy không được coi trọng.
6. Kiềm chế cảm xúc
– Đối với nhân viên kinh doanh khi giao tiếp, tiếp xúc với khách hàng bạn cần biết kiềm chế cảm xúc một cách tốt nhất. Không phải lúc nào bạn cũng gặp những người dễ tính, chịu lắng nghe câu chuyện của bạn.
7. Lắng nghe tích cực
– Ngôn ngữ cơ thể của bạn nói lớn hơn lời nói. Khi khách hàng đang giao tiếp với bạn, bạn nên bày tỏ thái độ nghe chân thành, lắng nghe tích cực giúp bạn thu thập được những thông tin quan trọng mà người nói truyền tải đến bạn.
– Ngoài ra lắng nghe cũng thể hiện bạn tôn trọng cuộc trò chuyện cũng như đối tượng đang giao tiếp.