Giao tiếp là hành động truyền tải ý đồ, ý tứ của một chủ thể (có thể là một cá thể hay một nhóm) tới một chủ thể khác thông qua việc sử dụng các dấu hiệu, biểu tượng và các quy tắc giao tiếp mà cả hai bên cùng hiểu.

Đang xem: Giao tiếp chính thức là gì

Các bước chính vốn có của tất cả các hình thức giao tiếp là:<1>

Hình thành động cơ hay lý do giao tiếp.Biên soạn thông điệp (chi tiết hơn về những gì muốn biểu đạt, thể hiện)Mã hóa thông điệp (có thể dưới dạng dữ liệu số, văn bản viết tay, lời nói, hình ảnh, cử chỉ,…).Truyền thông điệp đã mã hóa dưới dạng một chuỗi các tín hiệu bằng một kênh hay phương tiện giao tiếp.Các nguồn gây tiếng ồn tới từ tự nhiên hay từ hoạt động của con người (cả có chủ ý hay vô tình) bắt đầu ảnh hưởng lên chất lượng tín hiệu từ người gửi tới người nhận.Tiếp nhận tín hiệu và lắp ráp lại thông điệp đã được mã hóa từ một chuỗi các tín hiệu đã nhận được.Giải mã thông điệp vừa được lắp ráp lại.Diễn dịch và tạo ý nghĩa cho thông điệp gốc.

Các kênh giao tiếp có thể là thị giác, thính giác, xúc giác/chạm (ví dụ: Chữ Braille hay các phương thức vật lý khác), khứu giác, điện từ, hoặc hóa sinh.

Giao tiếp của con người độc đáo ở việc sử dụng ngôn ngữ trừu tượng một cách rộng rãi. Sự phát triển của văn minh liên quan mật thiết với sự tiến bộ về viễn thông hay giao tiếp từ xa.

Xét trên hoạt động giao tiếp trong xã hội ta có thể chia thành ba loại:

Giao tiếp truyền thống là các mối quan hệ giữa người và người hình thành trong quá trình phát triển xã hội, đó là quan hệ giữa ông bà, cha me, con cái, hàng xóm,…và cuối cùng trở thành văn hoá ứng xử riêng trong xã hội.Giao tiếp chức năng xuất phát từ sự chuyên hoá trong xã hội, ngôn ngữ,…đó là những quy ước, những chuẩn mực, thông lệ chung trong xã hội cho phép mọi người không quen biết nhau, rất khác nhau nhưng khi thực hiện những vai trò xã hội đều sử dụng kiểu giao tiếp đó (như quan hệ giữa sếp và nhân viên, người bán và người mua, chánh án và bị cáo…).Giao tiếp tự do là những quy tắc và mục đích giao tiếp không quy định trước như khuôn mẫu, nó xuất hiện trong quá trình tiếp xúc, tuỳ theo sự phát triển của các mối quan hệ. Loại hình giao tiếp này trong cuộc sống thực tế là vô cùng phong phú, trên cơ sở những thông tin có được và để giải toả xung đột mỗi cá nhân.

Theo tính chất

Xét về hình thức tính chất giao tiếp có bốn loại:

Khoảng cách tiếp xúc có hai loại trực tiếp và gián tiếp. Giao tiếp trực tiếp là phương thức mặt đối mặt sử dụng ngôn ngữ nói và phương thức phi ngôn ngữ (cử chỉ, hành động,..) trong quá trình giao tiếp. Giao tiếp gián tiếp là phương thức thông qua một phương tiện trung gian khác như: thư từ, fax, email,…Số người tham dự gồm các loại như giao tiếp song phương (hai người giao tiếp với nhau), giao tiếp nhóm (trong tập thể)và giao tiếp xã hội (quốc gia, quốc tế,..).Tính chất giao tiếp gồm hai loại chính thức và không chính thức. Giao tiếp chính thức là loại hình giao tiếp có sự ấn định của pháp luật, theo một quy trình đã được thể chế hoá. Giao tiếp không chính thức không có tính ràng buộc hay mang nặng tính cá nhân, nhưng vẫn phải tuân theo các thông lệ, quy ước thông thường.Theo nghề nghiệp như giao tiếp sư phạm, giao tiếp ngoại giao, giao tiếp kinh doanh…

Ngày này khi nói đến giao tiếp Quốc tế, chúng ta thường nghĩ đến giao tiếp bằng tiếng Anh. Tiếng Anh là ngôn ngữ Quốc tế, được sử dụng rộng rãi cả về mặt số người sử dụng cũng như các lĩnh vực sử dụng.

Hết sức phức tạp: ngôn ngữ, cách hiểuLuôn gấp rútCó thể rủi roPhải đảm bảo hai bên cùng có lợiVừa là khoa học, vừa là nghệ thuật

Nguyên tắc trong giao tiếp là những tư tưởng chủ đạo, những tiêu chuẩn hành vi mà người thực hiện giao tiếp phải tuân thủ một cách triệt để. Các nguyên tắc trong giao tiếp gồm:

Tôn trọng đối tácHợp tác để hai bên cùng có lợiLắng nghe và trao đổi thẳng thắn, ngắn gọn rõ ràngTrao đổi một cách dân chủ dưa trên cơ sở là sự hiểu biết lẫn nhauPhải có thông cảm, kiên nhẫn và chấp nhận trong giao tiếpTrao đổi thông tinĐiều khiểnPhối hợpĐộng viên, khuyến khíchTạo mối quan hệ xã hộiCân bằng cảm xúcPhát triển nhân cách

Phương tiện giao tiếp là tất cá yếu tố được dùng để thể hiện thái độ, tình cảm, tư tưởng, mối quan hệ và những tâm lý khác trong một cuộc giao tiếp. Phương tiện giao tiếp gồm hai nhóm: ngôn ngữ và phi ngôn ngữ.

Ngôn ngữ

Những yếu tố có liện quan đến ngôn ngữ gồm:

Nội dung: Nghĩa của từ, lời nói.Tính chất: Ngữ điệu, nhịp điệu, âm điệu

Phi ngôn ngữ

Những biểu hiện của nhóm phi ngôn ngữ gồm:

Diện mạo: Dáng người, màu da, khuôn mặt,…Nét mặt: Khoảng 2000 nét mặtNụ cười: Thể hiện cá tính của người giao tiếpÁnh mắt: Thể hiện cá tính của người giao tiếp, đồng thời thể hiện vị thế của người giao tiếpCử chỉTư thế: Bộc lộ cương vị xã hộiKhông gian giao tiếpHành viTruyền dữ liệuGiao tiếp ở ngườiNgôn ngữTín hiệuThần giao cách cảm

^ C.E. Shannon. “A Mathematical Theory of Communication” (PDF). Math.harvard.edu. Truy cập ngày 1 tháng 5 năm 2017.^ a b c d http://tailieu.tv/tai-lieu/bai-giang-ky-nang-giao-tiep-va-thuyet-trinh-tong-quan-ve-giao-tiep-22488/

*

*

Tất cả chúng ta đều biết các phong cách giao tiếp khác nhau và chúng ta sử dụng cách này hay cách khác tùy thuộc vào ngữ cảnh mà chúng ta thấy mình.

Một trong những điều quan trọng nhất là giao tiếp chính thức. Trong các đoạn văn này, chúng ta có thể tìm hiểu mọi thứ về phong cách này, khám phá các khuôn khổ mà nó thường được sử dụng và những đặc điểm và lợi thế chính của nó so với các mô hình giao tiếp khác.

Bài liên quan: “Kỹ năng cảm xúc xã hội: đặc điểm, chức năng và ví dụ”

Giao tiếp chính thức là gì và đặc điểm của nó là gì

Giao tiếp chính thức là một phong cách giao tiếp được sử dụng trong bối cảnh chuyên nghiệp và thể chế. Đó là một phương pháp được quy định trong đó các từ thông tục không được phép sử dụng, vì giọng điệu được sử dụng phải luôn có văn hóa và vô trùng. Tương tự như vậy, chúng ta cũng có thể gọi giao tiếp chính thức là luồng thông tin xảy ra giữa các cấp độ khác nhau trong hệ thống phân cấp của một tổ chức và điều đó sẽ được đóng khung trong bộ tiêu chuẩn mà chúng ta đã đề cập.

Luồng giao tiếp chính thức có thể diễn ra bằng cách nói hoặc viết. Nói chung, các tương tác được giải quyết ngắn gọn diễn ra trong cuộc trò chuyện bằng miệng. Tuy nhiên, những thông tin liên lạc đòi hỏi nhiều thông tin phức tạp hoặc bao quát hơn, người ta thường chọn cách viết và chuyển chúng đến người đối thoại bằng các phương tiện đã chọn (thông tư, email, thư bưu điện, bản ghi nhớ, v.v.

Một đặc điểm khác của giao tiếp chính thức là hoạt động thông qua các giao thức mà người gửi và người nhận biết, là một phần của tổ chức mà quá trình giao tiếp này diễn ra. Ví dụ, các giao thức này ngụ ý các đường dẫn mà các thông báo phải thực hiện, trong hệ thống phân cấp. Như vậy, một nhân viên sẽ biết rằng anh ta phải gửi một số thông tin nhất định cho người quản lý của mình, và điều này đến lượt cấp trên phải truyền thông tin cho cấp trên của anh ta, nhưng họ không thể bỏ qua bước trung gian.

Đó là, mỗi thành viên của tổ chức tham gia vào giao tiếp chính thức này Bạn phải biết trước thông điệp nào sẽ được gửi đến người nào, hình thức gửi nó và lộ trình mà những thông tin đó phải tuân theo để đến đích của bạn một cách chính xác.

Tùy thuộc vào địa chỉ mà chúng ta sử dụng để truyền thông tin, chúng ta có thể thiết lập tối đa bốn kiểu liên lạc chính thức khác nhau. Chúng ta hãy xem xét tất cả chúng chi tiết hơn.

1. Giao tiếp chính thức trở lên

Khi ở trong tổ chức, Một nhân viên cố gắng giao tiếp với một trong những người quản lý của mình, hoặc là cấp trên ngay lập tức hoặc người ở trên anh ta, chúng tôi sẽ nói về giao tiếp chính thức trở lên. Nó là một hình thức truyền tải thông điệp kiểu thẳng đứng và có hướng từ dưới lên. Một ví dụ về các thông báo có thể được gửi trong chế độ này sẽ là các báo cáo đã được yêu cầu, nhưng cũng có thể là các yêu cầu về một vấn đề cụ thể và thậm chí cả những lời phàn nàn rằng họ muốn để lại bằng sáng chế.

2. Giao tiếp chính thức đi xuống

Trường hợp ngược lại với trường hợp trước sẽ là một trong những giao tiếp chính thức giảm dần. Trong mô hình này, thông tin cũng được truyền theo chiều dọc, nhưng lần này là truyền từ trên xuống. Điều đó có nghĩa là, chính những người quản lý và người quản lý đang truyền tải thông tin cho nhân viên dưới quyền của họ. Ví dụ, họ có thể gửi hướng dẫn về các nhiệm vụ cần thực hiện và cách họ nên thực hiện. Họ có thể thực hiện bằng miệng hoặc bằng văn bản, tùy thuộc vào thông tin họ muốn gửi.

Không phải tất cả các giao tiếp chính thức trong tổ chức đều hướng đến những người ở cấp độ thứ bậc khác. Khi tin nhắn được gửi đến một nhân viên khác có cùng cấp bậc, chúng ta đang nói về giao tiếp chính thức theo chiều ngang, vì luồng thông tin được định hướng theo chiều ngang.

Xem thêm: Tình Yêu Từ 0 Đến 1 Review Tóm Tắt Phim Tình Yêu Của Tôi, Review Nhẫn Hoa (Waen Dok Mai )

Mô hình này được quan sát rõ ràng trong các cuộc họp của các trưởng bộ phận khác nhau, vì một số cá nhân từ các bộ phận độc lập giao tiếp với họ, nhưng tất cả họ đều ở cùng một vị trí như quản lý hoặc giám đốc.

4. Giao tiếp chính thức theo đường chéo

Có một kiểu giao tiếp chính thức ít thường xuyên hơn vẫn có thể xảy ra, đó là đường chéo. Phương thức này sẽ xảy ra khi hai người đối thoại thuộc các bộ phận khác nhau nhưng cũng ở các cấp thứ bậc khác nhau.

Có thể xảy ra trường hợp người đứng đầu một bộ phận trong công ty nói riêng cần truyền thông tin đến một số nhân viên không phải do mình phụ trách, nhưng ở cấp dưới trong cơ cấu của công ty. Đây sẽ là một ví dụ về trường hợp giao tiếp chính thức theo đường chéo.

Có thể bạn quan tâm: “8 yếu tố của giao tiếp: đặc điểm và ví dụ”

Điểm mạnh của phong cách giao tiếp này

Giao tiếp chính thức có một số lợi thế so với giao tiếp không chính thức. Chúng ta sẽ xem những cái quan trọng nhất.

1. Tiêu chuẩn hóa

Sử dụng phương pháp này đảm bảo sự bình đẳng trong tất cả các quá trình giao tiếp của tổ chức, để tất cả các thành viên có thể biết cách tiến hành khi truyền thông tin, lựa chọn cách thức và cách thức phù hợp, đồng thời tất cả họ đều biết cách diễn giải những thông điệp đến với họ một cách chắc chắn. Nó là một mô hình tiêu chuẩn hóa cho phép hiểu rõ ràng về các quy tắc và thủ tục.

2. Không có lỗi

Việc sử dụng các quy tắc được thiết lập trước và luôn tuân theo các quy trình giống nhau có một lợi thế bổ sung, đó là nó không cho phép phát sinh sai sót, ngoài các lỗi do con người có thể phạm phải ngoài các quy tắc này. Điều quan trọng là tuân theo các giao thức được chỉ định, thông tin phải chảy qua tổ chức mà không gặp bất kỳ khó khăn nào và không tạo ra nghi ngờ giữa những người đối thoại.

3. Dấu chân

Giao tiếp chính thức có một lợi thế rõ ràng khác và đó là tất cả các tương tác xảy ra bằng văn bản được lưu trữ và do đó có thể được xem lại bất kỳ lúc nào để có thể truy xuất thông tin cụ thể.

Về mặt logic, điều tương tự không xảy ra với giao tiếp bằng miệng chính thức, nhưng chúng tôi đã đề cập rằng kiểu tương tác này xảy ra để gửi những thông điệp rất ngắn gọn. Tất cả những thứ có mức độ phức tạp nhất định phải được chuyển bằng văn bản và do đó sẽ được đăng ký.

Điểm yếu trong giao tiếp chính thức

Về mặt logic, không phải tất cả các phẩm chất của giao tiếp chính thức đều tích cực. Ngoài ra còn có một số nhược điểm mà chúng ta phải nhận thức được.

1. Chi phí thời gian

Thực tế của việc tuân theo các giao thức khá cứng nhắc đôi khi có nghĩa là giao tiếp chính thức bao gồm lãng phí thời gian không cần thiết cho việc truyền tải thông tin mà thực sự có thể được thực hiện trong thời gian ngắn hơn nhiều. Đây là trường hợp của những cuộc họp bất tận trong đó thông điệp được truyền tải giữa những người tham dự một cách kém hiệu quả, trong khi trên thực tế, nó có thể được thực hiện trực tiếp hơn, nhưng nó sẽ đồng nghĩa với việc từ bỏ các kênh truyền thông tiêu chuẩn của tổ chức.

2. Tính lạnh lùng

Giao tiếp chính thức khiến thông điệp được truyền đi một cách lạnh lùng, thường không có sự tiếp xúc của con người, điều này làm ấm các tương tác và làm cho giao tiếp này trở nên vô vị hơn nhiều so với phong cách không chính thức. Ngoài ra, sự cứng nhắc của các quy tắc cũng hạn chế đáng kể phong cách giao tiếp của người gửi, đôi khi làm mất nhân tính trong việc truyền tải thông điệp và khiến người nhận cảm nhận nó theo cách ấm hơn.

3. Lẫn lộn

Các quy tắc giao tiếp chính thức không nên cho phép nó, nhưng đôi khi không thể tránh khỏi sự nhầm lẫn nhất định xung quanh thông báo nhận được. Điều này xảy ra khi việc truyền tải thông tin đòi hỏi nhiều bước nhảy giữa những người đối thoại khác nhau, tạo ra khả năng tại mỗi điểm này, thông điệp gốc bị bóp méo và thông điệp cuối cùng nhận được không hoàn toàn giống với thông điệp đầu tiên.

Cách cải thiện

Giao tiếp chính thức có chỗ để cải thiện và vì điều này, có một số khuyến nghị có thể làm cho cách truyền thông tin trong công ty hiệu quả hơn. Đây là một số trong số họ.

1. Hạn chế chủ nghĩa hình thức

Rõ ràng là giao tiếp chính thức đòi hỏi sự trang nhã trong việc chuyển tải thông điệp, nhưng đôi khi sự dư thừa của các biểu thức trang trọng có thể tạo ra một âm điệu cực kỳ nghiêm trọng mà người nhận có thể hiểu là tiêu cực, khi thông điệp có thể trung lập và thậm chí đi ngược lại. Ví dụ, một người quản lý bộ phận có thể gửi email cho cấp dưới của mình để nói về hiệu suất của mình, về nguyên tắc là tốt, nhưng sử dụng giọng điệu nghiêm túc đến mức họ diễn giải nó theo hướng tiêu cực.

2. Đánh giá

Khuyến nghị này nên áp dụng cho bất kỳ hình thức giao tiếp nào, nhưng nhiều hơn nữa cho hình thức chính thức. Điều cần thiết là phải kiểm tra văn bản trước khi gửi, bởi vì đôi khi sự vội vàng có thể khiến chúng ta mắc một loạt lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thậm chí cả nội dung, có thể tạo ra các vấn đề trong việc giải thích thông điệp và điều này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng trong tổ chức. Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng chúng ta hướng dẫn một công nhân vận chuyển 5.000 đơn vị sản phẩm, thay vì 500.

3. Lễ tân

Một nguyên tắc nhỏ là yêu cầu người nhận xác nhận rằng bạn đã nhận đúng tin nhắn. Thực ra Có các công cụ trong email thông báo cho chúng tôi khi người nhận đã nhận được email của chúng tôi, vì vậy trong những trường hợp đó, chúng tôi thậm chí không cần phải yêu cầu xác nhận một cách rõ ràng.

Xem thêm: Top Những Câu Nói Hại Não Về Tình Yêu, Stt Hại Não Đêm Khuya, Tình Yêu, Cuộc Sống Bá Đạo

4. Sử dụng đúng

Khuyến nghị cuối cùng sẽ là chỉ sử dụng giao tiếp chính thức cho các vấn đề tổ chức. Mọi vấn đề bên ngoài công ty không nên được xử lý theo những cách này và việc cố gắng gửi một thông điệp cá nhân thông qua một kênh thể chế sẽ chỉ dẫn đến các vấn đề, vì đó không phải là kênh thích hợp.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *