Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản Chuyên Nghiệp, Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản

Kỹ năng soạn thảo văn bản là kỹ năng được thực hiện trên các phần mềm ứng dụng như Microsoft Word bằng cách thực hiện các thao tác có liên quan đến văn bản như nhập thông tin, chỉnh sửa, trình bày văn bản, lưu trữ và in ấn văn bản.

Đây là một trong những phần trong chương trình đại học và là kỹ năng cần thiết mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng muốn thấy ở trong CV của các ứng viên hiện nay.

2. Tầm Quan Trọng Của Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản

Kỹ năng soạn thảo văn bản chiếm một vai trò quan trọng trong đời sống kinh tế, xã hội hiện nay. Một văn bản kém chất lượng có thể để lại hậu quả khá nặng. Chẳng hạn như kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại không tốt sẽ dẫn đến làm cho khách hàng của bạn không hài lòng và học sẽ tìm đến một nhà cung cấp khác.

Hay nếu như văn bản kém đó được in ra thì chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ tốn thêm một khoản chi phí dành cho việc in lại.

Khi đi xin việc, nếu như kỹ năng soạn thảo văn bản của bạn không tốt, điều đó có thể khiến cho bạn không nhận được lời mời phỏng vấn cho công việc bạn mong muốn. Gửi một bản CV hoặc thư xin việc mắc nhiều lỗi cho thấy rằng bạn không chuyên nghiệp.

Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính sẽ giúp cho các cơ quan hành chính cũng như là người dân có thể tinh gọn lại các thủ tục hành chính, rút ngắn được thời gian để thực hiện các thủ tục này, giúp cho các cơ quan hành chính ban hành những thông tin, văn bản pháp luật đến với người dân một cách nhanh nhất.

Kỹ năng soạn thảo các hợp đồng thương mại Microsoft Word sẽ giúp cho các xí nghiệp nhanh gọn hơn trong việc ký kết hợp đồng, bây giờ có thể sử dụng các hợp đồng được soạn thảo từ trước thay vì phải viết tay như ngày xưa.

3. Yêu cầu chung trong soạn thảo văn bản

a. Yêu cầu chung về nội dung

– Văn bản phải có tính mục đích. Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành dưới danh nghĩa là cơ quan Nhà nước để nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó.

Vậy nên, khi soạn thảo các văn bản tiến tới ban hành một văn bản nào đó cần phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản cần phải thể hiện được giới hạn và mục tiêu của nó.

Trước khi đi vào soạn thảo văn bản cần xác định rõ được mục đích văn bản được ban hành để làm gì? nhằm giải quyết vấn đề gì? giới hạn của vấn đề? kết quả của việc thực hiện văn bản?

– Văn bản phải có tính khoa học. Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo đúng quy định và nội dung có sự nhất quán. Một văn bản có tính khoa học đảm bảo các nội dung sau:

Có đầy đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiếtCác thông tin khi đưa vào văn bản cần phải được xử lý và đảm bảo chính xácĐảm bảo sự logic về mặt nội dung, bố cục trình bày chặt chẽ, sự nhất quán về chủ đềĐảm bảo tính thống nhất của văn bản

– Văn bản cần phải có tính đại chúng. Văn bản phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung, phù hợp với mọi đối tượng có liên quan đến thi hành văn bản để có thể hiểu rõ được đầy đủ nội dung văn bản.

Văn bản phải phản ánh được ý chí, nguyện vọng chính đáng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của toàn dân.

– Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện. Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản để truyền đạt các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Do đó, văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện.

Tùy theo tính chất và nội dung thì văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực của Nhà nước ở các cấp độ khác nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nước thực hiện quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của Nhà nước đến với nhân dân và các chủ thể pháp luật khác.

Để đảm bảo tính bắt buộc thực hiện, văn bản phải được ban hành đúng với thẩm quyền, văn bản đó là bất hợp pháp nếu như ban hành trái thẩm quyền. Vậy nên, văn bản cần phải có nội dung hợp pháp, được ban hành đúng hình thức và trình tự theo đúng quy định.

– Văn bản phải có tính khả thi. Đây là một yêu cầu đối với văn bản, là sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, khoa học, đại chúng, công quyền.

Để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng thì văn bản phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu sau:

Nội dung văn bản phải đưa ra được những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, tức là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể.Khi quy định các quyền cho chủ thể phải đi kèm các điều kiện đảm bảo thực hiện các quyền đó.Phải nắm vững được điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản để xác lập trách nhiệm của họ trong văn bản cụ thể.

b. Yêu cầu về ngôn ngữ của văn bản

– Sử dụng ngôn ngữ, cách diễn đạt dễ hiểu, đơn giản.

– Sử dụng các từ ngữ phổ thông, không dùng từ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với các thuật ngữ chuyên môn, để xác định rõ nội dung thì phải được giải thích ở trong văn bản.

– Không viết tắt các từ, cụm từ không thông dụng. Đối với các từ, cụm từ được dùng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.

– Viết hoa được thực hiện theo những quy tắc chính tả quy định.

Một số những vấn đề cần lưu ý:

– Sử dụng thời quá khứ, hiện tại, tương lai phù hợp với nội dung mà văn bản muốn thể hiện.

– Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng với những hành vi xảy ra sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít các quy phạm có hiệu lực hồi tối.

– Khi diễn đạt quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh.

– Đảm bảo độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ.

– Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những ý tưởng riêng của mình nên họ biết cần sử dụng thuật ngữ nào là phù hợp, phản ánh được đúng nội dung về những quy định soạn thảo văn bản.

c. Yêu cầu về thể thức của văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp những thành phần để cấu tạo nên văn bản, bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và những thành phần bổ sung trong trường hợp cụ thể.

Xem thêm: Những Bài Nhạc Xuân Bất Hủ Nghe Không Bao Giờ Chán, Tuyển Tập Nhạc Xuân Bất Hủ Đi Cùng Năm Tháng

Văn bản hành chính phải được soạn theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP và bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đảm bảo các điều kiện sau:

– Khổ giấy

– Định lề trang văn bản

– Kiểu trình bày

– Phông chữ, cỡ chữ

Về cơ bản văn bản gồm có 3 phần là phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc theo 9 yếu tố cơ bản sau:

– Quốc hiệu, tiêu ngữ

– Tên tổ chức, cơ quan ban hành văn bản

– Số, ký hiệu văn bản

– Địa chỉ, ngày tháng năm ban hành văn bản

– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

– Nội dung của văn bản

– Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền

– Dấu của tổ chức, cơ quan

– Địa chỉ nhận

Ngoài ra còn có các thành phần khác như:

– Dấu chỉ mức độ: việc xác định và đóng dấu độ mật, dấu thu hồi đối với những văn bản có nội dung bí mật của Nhà nước được thực hiện theo các quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

– Dấu chỉ mức độ khẩn cấp: tùy theo độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn cấp theo 4 cấp độ như sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc và hỏa tốc hẹn giờ.

Khi soạn thảo những văn bản có tính chất khẩn, cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

– Các văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành chẳng hạn như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

– Những công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, số điện thoại, số Fax, địa chỉ trang thông tin điện tử.

– Các văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng phát hành thì cần có ký hiệu của người đánh máy và số lượng phát hành. Trong trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản cần phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản yêu cầu phải có tiêu đề, văn bản có từ 2 phụ lục trở lên thì các phụ lục cần được đánh số thứ tự bằng các số La Mã.

4. Các Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản

a. Soạn thảo công văn

Công văn hành chính gồm có bố cục 3 phần là phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc.

*Phần mở đầu:

– Cần trình bày được mục đích, lý do hoặc là cơ sở để ban hành văn bản. Khi vận dụng vào thực tiễn thì ở phần mở đầu ở mỗi công văn theo từng mục đích ban hành sẽ được trình bày khác nhau.

– Công văn trao đổi: trình bày rõ mục đích, lý do trao đổi.

– Công văn trả lời: trình bày rõ mục đích, lý do trao đổi.

– Công văn đôn đốc, nhắc nhở: trình bày rõ mục đích, lý do đôn đốc, nhắc nhở.

– Công văn mời họp, dự hội nghị: trình bày rõ mục đích, lý do tổ chức hội nghị.

*Phần nội dung:

– Đây là phần quan trọng nhất để trình bày mục đích ban hành văn bản. Tùy theo mục đích ban hành mà các công văn sẽ có sự khác nhau về nội dung, ngôn ngữ diễn đạt. Khi soạn thảo văn bản cần dựa vào mục đích, tính chất của từng loại công văn, dựa vào đối tượng nhận văn bản và các yêu cầu, mức độ trình bày cụ thể.

– Công văn trao đổi, đề nghị thì nội dung phải có tính hợp lý, khả thu, xác đáng, lập luận logic. Lời lẽ thể hiện tính khiêm tốn, cầu thị, không được mang tính áp đặt, những yêu cầu khó thực hiện.

– Công văn trả lời thì nội dung cần phải rõ ràng, rành mạch, sử dụng các luận cứ để nội dung trả lời có tính thuyết phục, trường hợp từ chối phải nhã nhặn và lịch sự.

– Công văn đôn đốc nhắc nhở phải nêu rõ các nhiệm vụ giao cho cấp dưới, thời gian thực hiện, trách nhiệm của cá nhân, tổ chức liên quan.

– Công văn mời họp phải nêu được tóm tắt nội dung chính, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm, yêu cầu, đề nghị,…

*Phần kết thúc:

– Trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực hiện hoặc yêu cầu, đề nghị.

b. Soạn thảo tờ trình

Tờ trình gồm có bố cục 3 phần chính như sau: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc.

*Phần mở đầu: trình bày ngắn gọn và rõ ràng về mục đích, lý do trình hoặc căn cứ pháp lý với vấn đề cần trình, duyệt.

*Phần nội dung chính:

– Trình bày nội dung về vấn đề trình duyệt. Với những nội dung đơn giản thì có thể trình bày trực tiếp trong tờ trình, với những nội dung phức tạp thì chỉ cần trình bày một cách tóm tắt những nội dung chính và những nội dung cụ thể, cho tiết có thể được trình bày ở những văn bản kèm theo.

– Nêu các phương án thực hiện: phương án phải có tính khả thi và được trình bày một cách cụ thể, rõ ràng với các luận cứ đi kèm những tài liệu, thông tin có độ tin cậy lớn.

– Có thể lường trước được những vấn đề có thể gặp để đề xuất ngay những giải pháp khắc phục và tiến độ thực hiện.

– Đề xuất những kiến nghị với cấp trên.

*Phần kết thúc:

– Bày tỏ mong muốn tờ trình được phê duyệt.

– Thực hiện nghi thức “ Xin trân trọng cảm ơn”.

c. Soạn thảo biên bản

Biên bản có nhiều loại và mỗi loại biên bản lại có những công dụng khác nhau và việc xây dựng bố cục cũng khác nhau. Những loại biên bản đã được mẫu hóa thì phải theo mẫu có sẵn. Tuy nhiên, loại biên bản nào cũng phải tuân theo trình tự nhất định như sau:

– Phần mở đầu: ghi rõ thời gian và địa điểm lập biên bản, thành phần tham dự.

– Phần nội dung: trình bày diễn biến sự kiện.

Xem thêm:

– Phần kết thúc: trình bày tóm tắt kết luận hoặc lời phát biểu bế mạc của chủ tọa nếu như đó là văn bản hội nghị, nhận xét kết luận khi đó là biên bản kiểm tra, thanh tra.

Kết Luận:

Để có thêm nhiều hơn những kiến thức hơn về tin học có thể tham khảo thêm các bài viết về tin học văn phòng tại trang ustone.com.vn

Nếu các bạn muốn được học và nâng cao kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng để các bạn có được hành trang và vũ khí tốt nhất khi đi làm trong thực tế thì hãy tham gia khóa học dưới đây: