Hội họp có vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo ra sự phối hợp hành động giữa các cá nhân trong một tập thể cũng như khai thác tối đa trí tuệ của tập thể. Đồng thời, hội họp là nơi các cá nhân thể hiện những quan điểm cũng như ý kiến <…>
Hội họp có vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo ra sự phối hợp hành động giữa các cá nhân trong một tập thể cũng như khai thác tối đa trí tuệ của tập thể. Đồng thời, hội họp là nơi các cá nhân thể hiện những quan điểm cũng như ý kiến của mình. Vì vậy, mặc dù việc tổ chức một cuộc họp không quá khó khăn nhưng để cuộc họp đạt được kết quả tốt nhất, cuộc họp diễn ra thành công thì cần phải có một sự chuẩn bị thật kỹ càng cũng như một quy trình chuẩn trong quá trình tổ chức.
Đang xem: Quy trình tổ chức cuộc họp
Một quy trình chuẩn cho công tác tổ chức hội họp sẽ bao gồm ba giai đoạn: chuẩn bị trước khi cuộc họp diễn ra, trong khi tiến hành cuộc họp và sau khi cuộc họp diễn ra. Cụ thể:
a, Chuẩn bị trước cuộc họp:
Đầu tiên cần xác định mục đích, tính chất và nội dung của cuộc họp là gì: Xác định nội dung chương trình cuộc họp; thời gian cần thiết để thực hiện các nội dung chương trình cuộc họp; phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người; cần có lịch trình và chương trình cụ thể để chuẩn bị nội dung thật chu đáo… Cụ thể, cần xác định rõ:Tên của cuộc họpThời gian và địa điểm diễn ra cuộc họpThành phần tham dự cuộc họpNội dung của cuộc họpPhương tiện kỹ thuật hỗ trợ cuộc họp: máy chiếu, màn chiếu, bàn ghế, hệ thống âm thanh, hệ thống ánh sang, hệ thống quạt, điều hòa,…Các chương trình khác: văn nghệ trước cuộc họp, chiêu đãi ăn uống, tham quan,…Chuẩn bị phòng họp: bảo đảm có đủ số lượng bàn ghế cần thiết, ánh sáng, âm thanh cần phải chuẩn, sử dụng thêm bục phát biểu, máy chiếu, bảng viết, cờ hoa nếu cần thiếtChuẩn bị tài liệu: in ấn, photo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Chuẩn bị thêm slide powerpoin nếu cần thiết.Chuẩn bị biên bản cho cuộc họpXác định số lượng và thành phần tham dự cuộc họp:Tùy theo mục đích, tính chất, nội dung của cuộc họp mà người chủ trì cuộc họp cần phải cân nhắc kỹ số lượng người đến tham dự và thành phần tham dự gồm những ai để cuộc họp diễn ra phù hợp, tiết kiệm và hiệu quả nhấtVề phía quản lý đơn vị được mời họp phải xác định người cử đi phải là người có đủ năng lực, đủ thẩm quyền, trách nhiệm, trình độ và yêu cầu mà cuộc họp đề raTrong trường hợp người được mời họ không thể tới tham dự thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu cuộc họp đi thayCần phải lập danh sách khách mời cụ thể để gửi giấy mời, giấy triệu tập. Có một vài cuộc họp yêu cầu người được mời phải trả lời là có đến hay không.
Xem thêm: Post Chúc Mừng Giáng Sinh Cho Khách Hàng, Đối Tác Và Đồng Nghiệp Ý Nghĩa
b, Trong khi tiến hành cuộc họp
Tiếp đón khách mời, phát tài liệuKhai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận. Lưu ý, với các cuộc họp có nghi thức nhà nước thì cần có nghi thức chào cờGiới thiệu chủ tọa cuộc họp, thư ký và các đại biểu tham dựTrình bày báo cáo, tham luận, đề án,…Bắt đầu tiến hành thảo luận các vấn đề đặt ra. Lưu ý, việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần ngắn gọn, thời gian tối đa khoảng 15 phút.Cuộc họp có thể giải lao, ăn nhẹ vào khoảng thời gian giữa các báo cáoBiên bản cuộc họp được trình bày ngay sau cuộc họp hoặc cũng có thể sau một thời gian nhất địnhBế mạc cuộc họp: tổng kết, đưa ra quyết định, phương hướng giải quyết
c, Sau khi cuộc họp diễn ra:
Tổng hợp nội dung cuộc họp, hoàn thiện các văn kiệnLập hồ sơ cuộc họpQuyết toán chi phí cho cuộc họpTriển khai nội dung công việc được thông qua tại cuộc họp
Như vậy, với một quy trình chuẩn để tổ chức cuộc họp cộng với khả năng chủ trì của các nhà lãnh đạo và sự tham gia tận tình của các thành viên tham dự cuộc họp thì chắc chắn cuộc họp của bạn sẽ diễn ra thành công tốt đẹp. Chúc bạn thành công.
Xem thêm: Mua Máy Chơi Nhạc Điện Tử Chất Lượng, Sale Sốc, Giao, Mua Bàn Dj & Chơi Nhạc Điện Tử Uy Tín, Giá Tốt
Liên hệ đặt phòng tại phòng hội thảo Nam Dương Centre:
gmail.com
Tin tức liên quan
Bí Quyết Chinh Phục Khách Mời Hội Nghị
Hội họp có vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo ra sự phối hợp hành động giữa các cá nhân trong một tập thể cũng như khai thác tối đa trí tuệ của tập thể. Đồng thời, hội họp là nơi các cá nhân thể hiện những quan điểm cũng như ý kiến của mình. Vì vậy, mặc…
Liên hệ