Khi muốn soạn thảo các văn bản thông thường, thì chúng ta có thể trình bày theo ý của bản thân. Còn đối với các loại văn bản của cơ quan, tổ chức thì phải trình bày theo quy định của pháp luật; đặc biệt là trong công tác văn thư. Hầu như tất cả các văn bản do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chính trị; xã hội ban hành thì đều phải tuân thủ theo thể thức văn bản đã quy định. Vậy thông tư hướng dẫn trình bày văn bản mới nhất hiện nay là gì? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây:
Căn cứ pháp lý
Thông tư hướng dẫn trình bày văn bản mới nhất
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định chi tiết tại Phụ lục I, ban hành kèm với Nghị định này. Căn cứ Khoản 1, Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”. Theo đó việc trình bày văn bản là trình bày kỹ thuật văn bản đúng theo quy định đã ban hành.
Trình bày văn bản theo quy định được định nghĩa: “Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản” (Theo Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP).
Thông tư hướng dẫn trình bày văn bản
Việc trình bày văn bản theo Nghị định này sẽ có một số điểm mới so với quy định tại Thông tư cũ, cụ thể:
1. Phông chữ Times New Roman là bắt buộc
Theo quy định trước đây của Thông tư 01/2011/TT-BNV; phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode; theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Theo quy định hiện nay đã quy định cụ thể phông chữ Times New Roman là phông chữ bắt buộc; bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Còn cỡ chữ và kiểu chữ phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức.
Đang xem: Thông tư hướng dẫn soạn thảo văn bản mới nhất
2. Sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản
Thay vì được phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với giấy giới thiệu; giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi). Nghị định quy định rằng tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm).
Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng; biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.
3. Thay đổi về cách đánh số trang văn bản
Số trang văn bản trước đây được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer). Hiện nay số trang văn bản được đặt cạnh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản; được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ từ 13 đến 14; kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.
4. Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản
Thông tư 01/2011/TT-BNV, sẽ có một số trường hợpkhông ghi cơ quan chủ quảnthì nay quy định mới đã bãi bỏ các trường hợp này.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức; đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp. Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố; hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở. Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.
Tên cơ quan ban hành văn bản được viết bằng chữ in hoa; cỡ chữ từ 12 đến 13, in đậm, đặt giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ từ 12 đến 13.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn; hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Tên loại và trích yếu được đặt giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, in đậm.
Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ chữu từ 13 đến 14, in đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
6. Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản (Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau đó mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.
7. Chữ ký của người có thẩm quyền
Nghị định mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền.
Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
Dấu và chữ ký số là điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 30. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kich thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính thực hiện như sau:
– Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo;
– Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
9. Bổ sung quy định về Phụ lục
Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ 02Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số …/…-… ngày …. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục. Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.
Thông tin liên hệ
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về “Thông tư hướng dẫn trình bày văn bản mới nhất năm 2022”. Nếu quý khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ của chúng tôi, như: tra cứu quy hoạch xây dựng; tạm ngừng kinh doanh,….; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.
Liên hệ hotline:0833102102
Câu hỏi thường gặp
Các thành phần chính của thể thức văn bản?
– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.– Số, ký hiệu của văn bản.– Địa danh và thời gian ban hành văn bản.– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.– Nội dung văn bản.– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.– Nơi nhận.
Phân loại văn bản hành chính?
Căn cứ Điều 7, Nghị định 30/2020/NĐ-CP:Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.