Các Chương Trình Hội Thảo, Hội Nghị Lưu Trữ, Kịch Bản Chi Tiết

Kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết sẽ giúp chương trình diễn ra thành công hơn. Bài viết sau đây của Đơn vị tổ chức sự kiện Hà Nội – AIT Group sẽ cung cấp đến bạn các bước quan trọng để lên nội dung kịch bản để tổ chức hội thảo chỉn chu, ấn tượng. Hãy xem ngay để nắm rõ chi tiết nhé!

1. Hướng dẫn viết kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết

Hội thảo là buổi thảo luận về một số vấn đề như chính trị, xã hội, văn hóa… mà mọi người đang quan tâm. Các cuộc hội thảo thường bàn luận về các vấn đề mang tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang xảy ra. Mục đích của việc tổ chức hội thảo là làm sáng tỏ các cơ sở lý luận, các cơ sở thực tiễn của vấn đề… Một buổi hội thảo sẽ gồm những hoạt động như sau:

1.1 Khâu đón tiếp khách mời

Thời gian dành cho khâu chuẩn đón tiếp khách mời: 15 – 30 phút

Phần đón tiếp là bước đầu tiên để doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt đồi với khách mời. Vì vậy, khâu đón tiếp khách mời cần được chuẩn bị kế hoạch và lên nội dung rõ ràng. Ngoài ra, ban tổ chức cần bố trí đội ngũ lễ tân khoảng 4-6 người để đón tiếp khách mời tại cổng đi vào.

Đang xem: Chương trình hội thảo, hội nghị lưu trữ

Đội ngũ lễ tân đón tiếp khách mời (Ảnh minh họa)

Với buổi hội thảo, đa phần khách tham dự sự kiện là các khách mời tự do và khách mời từ doanh nghiệp, ban lãnh đạo tổ chức, chuyên gia. Ban tổ chức nên quy định khách mời tham dự nên xuất trình thư mời tại bàn lễ tân nhằm giúp khâu kiểm soát số lượng người tham gia dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó, bộ phận lễ tân sẽ thực hiện các công việc như cài hoa, hướng dẫn di chuyển bên trong buổi lễ để có thể chụp hình lưu niệm và ổn định chỗ ngồi.

Xem thêm: Ngọc Bổ Trợ Liên Minh Huyền Thoại: Cách Chỉnh Bảng Ngọc Bổ Trợ Mùa 13 Mới Nhất

1.2 Kế hoạch khai mạc

Thời gian dành cho phần khai mạc: 15 phút

Trong kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo, bạn cần chuẩn bị từ 1 – 2 tiết mục văn nghệ để mở màn cho chương trình. Tiết mục mở màn như một cách thông báo mọi người nhanh chóng ổn định chỗ ngồi và buổi hội thảo sắp chính thức được bắt đầu. Các tiết mục văn nghệ sẽ tạo không khí sôi động, hứng khởi cho sự kiện. Nhờ đó, khách mời cảm thấy hào hứng và mong chờ buổi hội thảo chuyên nghiệp diễn ra.

Đại diện phát biểu khai mạc sự kiện (Ảnh minh họa)

1.3 Thời gian thảo luận

Thời gian thảo luận: 3h – 5h

Thảo luận là phần nội dung chính trong chương trình hội thảo. Với phần thảo luận, kịch bản hội thảo thường khá đơn giản, nội dung chỉ cần một số gợi ý xoay quanh chủ đề của hội thảo.

Do nội dung buổi hội thảo chỉ đề cập đến một khía cạnh nhỏ của lĩnh vực, phần gợi ý này sẽ giúp diễn giả nói đúng vào trọng tâm điều mà khán giả quan tâm. Ngoài ra, kịch bản nên có những gợi ý câu hỏi tạo sự tương tác của chuyên gia với khách tham dự hội thảo được sôi động hơn. 

Thảo luận tại hội thảo (Ảnh minh họa)

1.4 Kết thúc và tiễn khách mời

Thời gian kết thúc và tiễn khách mời: 15 – 30 phút

Ban tổ chức sự kiện hội thảo sẽ phát biểu bế mạc hội thảo và gửi lời cảm ơn chân thành đến những khách mời đã tham gia sự kiện. Người dẫn chương trình có thể mời các chuyên gia, khách tham dự lên sân khấu để chụp hình lưu niệm. Bên cạnh đó, lễ tân sẽ quay lại vị trí cổng chào để tiễn khách mời ra về. 

Khách mời tham gia Hội thảo (Ảnh minh họa)

3. Mẫu kịch bản chương trình hội thảo hay, mới nhất 2022

3. Viết kịch bản tổ chức hội thảo cần lưu ý gì?

Để việc lên kịch bản tổ chức hội thảo được chỉn chu và hoàn thiện nhất, trong quá trình xây dựng kịch bản, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

Có kịch bản dẫn cho người dẫn chương trình

Khi xây dựng kịch bản hội thảo, bạn cần viết lời dẫn chi tiết cho người dẫn chương trình. Điều này giúp người dẫn chương trình phù hợp với chủ đề buổi lễ. Việc lên kế hoạch trước còn giúp MC có thể thay đổi giọng điệu và ngôn từ để phù hợp với nội dung của chương trình. 

Có phân công công việc chi tiết

Các mẫu kịch bản như kịch bản hội thảo khoa học, kịch bản hội thảo giới thiệu sản phẩm cần phân chia công việc rõ ràng cho từng cá nhân, từng bộ phận. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian làm việc mà còn giúp từng bộ phận, cá nhân có trách nhiệm hơn với công việc được giao, đồng thời cũng hạn chế tình trạng thiếu trách nhiệm, ảnh hưởng đến công việc.

Xem thêm: Nước Mắt Học Trò Và Những Bộ Phim Gây Thương Nhớ Về Thời Áo Trắng

Lên phương án dự phòng rủi ro

Trong quá trình tổ chức buổi lễ sẽ không tránh khỏi những rủi ro như là thời tiết xấu, sự cố về điện âm thanh, ánh sáng… Do đó, để chương trình hội thảo được diễn ra một cách suôn sẻ, bạn cần có phải lên kế hoạch dự phòng rủi ro có thể xảy ra. Nhờ đó, khi tình huống bất ngờ xảy ra, ban điều hành sẽ dựa vào kịch bản đã được lên kế hoạch cùng kinh nghiệm của bản thân để xử lý những tình huống phát sinh. 

Khách mời tham dự đưa ra câu hỏi (Ảnh minh họa)

Nếu quý khách đang tìm kiếm đơn vị tổ chức hội thảo và hỗ trợ lên kịch bản hội nghị, AIT Group là sự lựa chọn hoàn hảo. AIT Group tự hào là một trong những công ty cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị hàng đầu tại Việt Nam. Tính đến thời điểm hiện tại, AIT đã có hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị khách hàng cho nhiều thương hiệu như: Honda, thép Sông Hồng, Vespa…

Ngoài ra, AIT Group còn là một trong các đơn vị uy tín cung cấp và hỗ trợ lên các mẫu kịch bản hội thảo như kịch bản dẫn chương trình hội nghị khách hàng, kịch bản hội thảo ra mắt sản phẩm… chi tiết từ A – Z.